各县（市）区外办、本办各处室、外服中心：

为贯彻落实好市委外事委第二次全体会议精神和要求，加强外事接待工作的规范化、标准化，我办编制了《礼宾接待规范》。现印发给你们，请结合工作实际，认真遵照执行。

                                                                  南通市人民政府外事办公室

                                                                        2020年3月6日

礼宾接待规范

礼宾工作是外事部门的一项重要职能。所谓“礼宾”，即是按照相应的规格、礼仪、程序接待外宾、组织外事活动，如迎送、会见、会谈、宴请、签约、参观考察、开幕式等。礼宾工作服从并服务于中央外交方针和国家发展战略，必须严格按照上级有关要求安排接待规格，具有高度的政治性和政策性。

一、接待流程

（一）前期准备

受理外宾来访任务后，应及时向上级有关部门请示。同时与相关部门就礼宾接待等问题进行沟通磋商，准确掌握了解各类情况，如上级接待要求、陪同人员信息、外宾基本信息、抵离情况、饮食禁忌、所在国情况、所在国和地区与我国、我市交流情况、主要宾客过去访问我国和我市情况等。

（二）制定方案

接到任务后应综合各项信息，尽快制定接待计划。

1、做好整体日程安排以及各专项外事活动的具体安排。涉及市领导出席的活动需经报市领导审批后组织实施。

2、制定翻译、媒体宣传、礼品馈赠、外宾食宿行、文字材料等相关工作方案。

3、根据确定的接待计划和财务管理规定，编制经费预算。

（三）组织实施

成立礼宾接待工作组，明确分工，责任到人。

联络各接待相关方，明确外宾食宿行安排，以及各类费用结算方式。

1、布置外事活动现场，包括背景板、音响、桌次和座位安排、席卡、手边卡、茶水、鲜花绿植等。

2、落实外事活动内容，准备所需的各类图文资料，包括演讲稿和PPT、拟签署的协议文本、宣传资料、参加单位名录等。

3、落实出席活动的中外方人员，明确礼宾次序，就有关具体问题进行对接。根据需要制作外文访通手册发给外宾。

4、落实新闻媒体记者、翻译、摄影人员。

5、选择并包装好礼品，了解礼品的文化背景和寓意，与外方确认赠礼方式和时机。

6、根据需要制作出席外事活动的各类证件、证章、请柬等。

7、制作接待工作手册，以便工作人员了解外宾来访安排。

（四）后续工作

接待结束后，应审核新闻报道稿件，整理外事活动谈话记录，总结接待经验，完成影像资料的归档及费用核销工作。根据需要提出表彰建议，向相关单位或个人发感谢信。跟踪了解和推进外事活动成果。

二、礼宾次序

按身份与职务高低排列

一般的官方活动，按身份与职务高低安排礼宾次序。外宾礼宾次序以外方提供的名单为准。在接待不再担任现职的外宾时，一般可按照其所担任的最高或最后的行政职务作为排序依据。若既有现职又有离职外宾，原则上按“现任高于原任”进行排序。

按字母顺序排列

多边活动中的礼宾次序有时按参加国国名起始字母顺序排列，一般以英文字母排列居多，少数情况按其他语种的字母顺序排列。如果两个或两个以上的国家起始字母相同，则应以其第二字母作为排序依据，若第二字母也相同，应以其第三个字母作为排序依据，依此类推。

按时间先后排列

在一些特定的场合，也按照“先来后到”进行排序。如按照派遣国通知代表团组成的日期排序，或按照代表团抵达活动地点的时间先后排序，或按照派遣国决定应邀派团的答复时间先后排序，或按照正式报名决定参加某项活动的时间先后排序。

三、迎送

（一）确定迎送规格

1、确定迎送规格，主要依据来访者的身份和访问目的，适当考虑两国、两地区关系，同时注意国际惯例，综合平衡。

2、主要迎送人员通常要同来宾的身份相对应。遇有特殊情况不能完全对等时，可由职位相当的人士或副职出面。

3、偶有从发展两国、两地区关系或当前政治需要出发，可破格接待。

（二）掌握抵离时间

1、准确掌握来宾乘坐的航班（车次）信息，及早通知迎送人员和有关单位。

2、迎送人员应在来宾抵离时间之前到达机场（车站），为迎送工作预留时间提前量。

（三）献花

迎接普通外宾，一般不需要献花。献花适用于级别较高的外宾，如国家元首、政府首脑。

（四）介绍

客人与迎接人员互相介绍时，通常由礼宾人员或欢迎人员中身份最高者先将前来欢迎的人员按其身份从高到低依次介绍给来宾，然后由外方介绍来访主要人员。

（五）陪车

客人抵达后，从机场（车站）到住地，访问结束后，由住地到机场（车站），根据需要决定是否安排主人陪同乘车。

（六）迎送工作中的几项具体事务

1、接待国家元首、政府首脑，应事先在外宾住地宾馆悬挂国旗，在主车前端悬挂车旗。

2、迎送身份较高的客人，事先在机场（车站）安排贵宾休息室。

3、派专人协助办理入出境手续及行李提取或托运等事宜。

4、客人抵达住处后一般不要马上安排活动，应稍作休息，给对方留下更衣时间。

四、会见

（一）前期筹备

1、了解会见主题。了解主宾身份、背景和来访团组人员构成，掌握来访目的和会见主题。

2、确认会见人员及礼宾次序。提前向外方确认参加会见的人员名单及礼宾次序。根据会见主题及外方人员情况，制定中方参加会见的陪同人员建议方案。

3、选择会见场所和时间。根据来访团组规模和日程，结合我方情况，选择适合的场所和时间。

4、制定会见计划和流程。包括中方参会人员建议、谈话参考要点、与所在国家或城市往来情况和客情资料等，报上级领导审批确定。

5、通知宾主双方会见时间和地点。通常主人应提前10分钟抵达会见现场。同时做好主宾先到场的准备，预备一间休息室。

6、通知新闻媒体。市领导的会见，一般应通知指定媒体单位到场。

7、确定翻译和礼品。翻译确定后，要及时与翻译进行沟通，提供相关背景资料。赠礼内容和时机等要事先与外方沟通确认。

8、明确着装。正式会见应为正装，男士着深色系西装、系领带，女士以套裙为宜。

9、制作席卡和手边卡。席卡形式为上排中文、下排外文，视情在外方姓名前加尊称。手边卡用中文打印外方出席人员名单和职务，用外文打印中方出席人员名单和职务。

（二）座位安排

会见通常安排在会客室或办公室，如果会见后安排宴请，一般安排在酒店（多为客人下榻酒店）的会见厅。惯例为宾主各坐一边，礼宾原则为“右手为上”，主宾坐在主人右边，双方翻译各自坐在主人和主宾后方。如只有一名翻译，则安排坐在主人后方。其他客人按礼宾顺序在主宾一侧就座，中方陪见人员在主人一侧就座，座位不够可在后排加座。

（三）现场布置

1、工作人员应提前到达现场，检查会见地点的背景、灯光、装饰物、绿植、座椅和音响设备。

2、宾主双方座位中间的茶几上可摆放鲜花，但事先要了解宾主双方对鲜花是否过敏及外方所在国的鲜花禁忌。

3、席卡和手边卡按礼宾顺序摆放在茶几上或沙发扶手上。

4、茶几上除席卡和手边卡外，视情可摆放茶水、湿毛巾。

5、为宾主和双方翻译准备4支话筒，摆放在宾主座位中间的茶几上。如其他人员需要发言，需提前备好无线话筒。如会见厅较小，也可不放置话筒。

6、地方一般性外事活动通常不置放双方国旗。

（四）会见流程

1、中方参加会见的陪同人员提前15分钟抵达会见厅。

2、主人提前10分钟抵达会见厅，听取有关工作汇报。

3、主宾一行抵达会见厅，主人在会见厅门口迎候。中方礼宾工作人员主动介绍主人身份，翻译同步介绍。宾主握手时，可安排摄影。

4、为突出主人和主宾，通常中方参加会见的陪同人员在各自座位前站立等候，不在门口列队迎候。

5、宾主双方入座，会见开始。通常不专门安排礼宾工作人员介绍双方人员，主人直接开始讲话。如安排介绍，由中方礼宾工作人员先介绍中方人员，再由外方礼宾工作人员介绍外方人员。介绍完毕后，主人开始讲话。

6、会见时，所有人员不随意进出会见厅。一般不续斟茶水。

7、礼节性会见一般安排半小时左右。结束后视情由主人向主宾赠送礼品，并合影。礼品由中方礼宾工作人员呈送主人，再由主人送给主宾。合影时一般为宾主双方共同手持礼品合影。

8、合影结束后，主人与主宾一同步出会见厅，握手道别。如果会见之后安排宴请，则由主人陪同主宾一同步入宴会厅。

9、若安排集体合影，一般是主人居中，按礼宾次序，以主人右手为上，主宾之间间隔排列，但有时也采取宾主各站一边的排列方式。

（五）注意事项

不谈政治敏感话题，不泄露国家机密，谈话内容注意内外有别；按照预定程序交流，一般不临时增减内容；会见期间手机关机或静音，严禁开小差、玩手机；注意涉外形象，端正坐姿，精神饱满。

五、会谈

会谈的前期准备、现场布置与会见类似，以下列出会谈与会见不同之处。

（一）席卡

会谈席卡为一面中文，一面外文。放置时，中文面对中方，外文面对外方。

（二）会场布置

会谈桌上应为每位人员准备纸、笔，视情摆放话筒、茶水、湿毛巾等。

（三）座位安排

双边会谈通常用长方形、椭圆形或圆形桌子，宾主相对而坐，以正门为准，主人在背门一侧，客人面向正门。主谈人居中，翻译安排在主谈人右侧，有时也坐在后面，其他人按礼宾顺序左右排列。如会谈长桌一端向正门，则以入门的方向为准，右为客方，左为主方。多边会谈，座位可摆成圆形、方形、多边形等。地方一般性外事会谈桌上通常不置放国旗。

六、宴请

（一）常见的几种宴请形式

宴请是国际交往中最常见的交际活动之一。国际上通用的宴请形式有宴会、招待会、茶会、早餐会等。

（二）前期筹备

确定宴请目的、名义、对象、范围、形式、时间和地点，然后发出邀请，对菜肴进行把关。宴请的酒菜在规定的预算标准以内安排，选菜主要考虑主宾的喜好和禁忌。事先开列中外文菜单，菜单一桌两至三份，至少一份，也可每人一份。

（三）席位安排

1、正式宴会一般均排席位，也可只排部分客人的席位，其他人只排桌次或自由入座。入席前通知到每一个出席者，现场安排引导人员。大型宴会可在宴会厅门口公布宴会桌次图。

2、桌次高低以离主桌远近而定，右高左低。桌数较多时，要摆桌次牌。同一桌上，席位高低以离主人远近而定。

3、正式宴请需摆放席卡，便宴可以不放，但对客人座位也要有大致安排。正式宴会时一般需为主客双方准备手边卡。

（四）注意事项

主人提前10分钟入场，不迟到、早退，无特殊情况中途不退席；敬酒不劝酒、不酗酒、不醉酒，防止因醉酒发生涉外事件；讲究文明、卫生，注重礼遇，按规范要求礼待嘉宾，不过分热情，也不冷落客人；交流内容友好为上，不涉及政治敏感话题，不追问个人隐私，不泄露内部情况、国家机密。

七、参观游览

（一）项目选定

参观游览项目的选择及线路的设计，主要考虑几个因素：

来访的目的和性质。安排的项目应回应客人关切，有一定的针对性。

外宾的意愿和兴趣。尽量满足客人要求，如不能，应如实告知并解释。

条件允许并实际可行。安排旅游景点要尽量避免节假日和周末；安排宗教场所，应事先与宗教部门沟通联系，征求意见。

（二）安排布置

提前联系参观游览单位，制定参观计划和路线，落实相关细节，并在接待手册中添加参观点简介。

（三）陪同

外宾参观考察时，一般都需要有相应人员陪同。

（四）介绍

参观项目，应安排专业讲解人员，翻译做好翻译服务。

八、签字仪式

（一）签字文本

事先准备好签字文本，同时准备好签字用的文具、国旗等物品，双方商定助签人员，并事先进行彩排。

（二）参加人员

双方参加会谈的人员一般均参加签字仪式。如一方要求让未参加会谈的人员出席，另一方应予同意，但双方人数应大体相等。有时为了表示重视，也会请更高或更多的领导人出席签字仪式。

（三）现场布置

签字现场应有背景板或横幅，备一张长方桌，桌后放两张椅子，主左客右。桌上摆放待签文本、签字文具，中间置放国旗。准备音响、话筒等。

（四）签字流程

1、双方参加人员进入签字厅。双方签署人站在签字桌两侧。见证签约的领导可站在签字桌后，出席签字仪式的观礼嘉宾站在或坐在指定区域。

2、宣布签约仪式开始，双方签署人就座。双方助签人员站在各自签署人的外侧，协助翻揭文本，指明签字处。

3、签署人在各自保存的文本上签毕后，助签人传递文本，再在对方文本上签字，然后两位签署人起立、互换文本、握手致贺。视情准备红酒、香槟等进行祝贺。

（五）注意事项

1、在实际操作中，如果签约较多，也可请双方签署人事先在本方文本上签字，并将其交由对方助签人保管。签字仪式上，双方签署人只需在对方文本上签字，只交换一次文本。

2、准备备份签字页、备用签字笔。

九、礼品馈赠

（一）选择礼品

在选择礼品时，需考虑礼品的象征性和纪念性、民族性和特色性、时效性和便携性以及对方的兴趣和禁忌等要素。

（二）赠送礼品

赠送礼品，要注意以下问题：

1、事前向相关领导请示汇报，告知礼品内容、寓意及赠送时间。

2、重视礼品包装。包装材料的颜色、图案要适宜，包装要精美、齐整。

3、把握赠礼时机。会见、会谈和正式的宴会，通常在结束时赠礼。在欢庆、祝贺时，一般会提前或在开始时赠礼。

4、讲究赠礼方式。应由中方身份最高的人向外方赠送礼品，按照身份高低顺序依次赠送，赠礼时向对方介绍礼品。通过礼宾渠道赠礼时，要将赠送者的名片或写有名字的卡片放于礼品中的显著位置，并向对方说明礼品的寓意。